Los libros contables sirven para que empresas y autónomos pueda llevar una contabilidad ordenada que les permita seguir cronológicamente todas sus operaciones administrativas y mercantiles.

Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario. Los libros contables obligatorios son el Libro Diario y el Libro de Inventario y Cuentas Anuales.

Libros contables de carácter obligatorio

Llevar correctamente los libros contables requiere la realización periódica de balances e inventarios, que se reflejan en el libro de inventarios y cuentas anuales. Éste y el libro diario constituyen los dos libros contables de carácter obligatorio que el Código de Comercio establece.

El libro de Inventarios y Cuentas anuales

• Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa.
• Trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación.
• Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.

El libro diario

• Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
• Será válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.

¿Cómo se legalizan los libros contables?

Los empresarios o personal autorizado deberán llevar obligatoriamente los libros contables en el Registro Mercantil correspondiente. Así, antes de su uso, se pondrá en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. Una vez sellada la contabilidad, se evitan modificaciones futuras.

Esta transacción se realizaba manualmente antes de la presentación al Registro. Pero, con la llegada de la informática, el contable ya podía contabilizar las operaciones en su ordenador e imprimir la contabilidad para entregarla al Registro.

Hoy en día se prescinde del papel, pudiendo llevarse la contabilidad telemáticamente. Esto sucede desde que se aprobase la ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

¿Qué personas están obligadas a la llevanza de los libros contables?

Empresas que gocen de personalidad jurídica

El artículo 120 LIS indica que los contribuyentes obligados a presentar el IS deberán llevar su contabilidad, de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen. Por tanto, todos los contribuyentes, incluidas las empresas que gocen de personalidad jurídica (como las sociedades mercantiles) están obligados a su llevanza.

Empresas no mercantiles

Las empresas que no desarrollen actividades de carácter mercantil en régimen de estimación directa, llevarán su contabilidad de forma que permita identificar los ingresos y gastos correspondientes a las rentas exentas y no exentas, estando obligadas, de acuerdo con el reglamento del IRPF, a la llevanza y conservación de los siguientes libros:

• De ventas e ingresos.
• De compras y gastos.
• De bienes de inversión.

Autónomos no obligados a la llevanza de libros contables

No tienen obligación de llevar los libros contables, ni los autónomos que se encuentran en el régimen de módulos, ni aquellos que estén en el régimen de estimación directa simplificada. No obstante:

• Los primeros deben guardar facturas de pago o cobro de compras y ventas (Hacienda puede requerirlos).
• Los segundos están obligados a la llevanza de un libro de ventas e ingresos donde se incluyen todas las facturas emitidas a los clientes, así como de compras, gastos y bienes de inversión.

Autónomos obligados a la llevanza de libros contables

Los autónomos adscritos al régimen de estimación directa normal están obligados a la llevanza de los libros contables, pero no a legalizarlos. Sin embargo, pueden hacerlo como las empresas: presentándolos en el Registro donde la empresa tenga su domicilio, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Además, el año 2020 ha arrancado con novedades para los autónomos. Como son la obligación de incluir el Número de Identificación Fiscal (NIF) de la contraparte de cualquier operación en los libros contables del autónomo de ventas e ingresos, así como en los de gastos y compras.

Tiempo de conservación de los libros contables

Empresas y autónomos conservarán los libros y demás documentación relativa a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros. Ante cualquier duda, recuerda que en La Contaduría somos Asesoría Contable.